用好体系 企业受益——小微企业改进采购管理过程的四个锦囊妙计
现阶段，质量管理体系已经成了企业的标配，通过贯标，企业优化了流程，提升了管理。同时，企业要特别关注持续改进，落实管理要求，提升自身管理水平。今天就介绍一个小微企业改进采购管理过程后事半功倍的案例。
广东省某小型信息系统集成公司，已通过质量管理体系认证。通过识别企业改进需求，结合信息技术行业采购管理的特点，依据《信息技术与服务行业企业质量管理核心过程实施指南》，赛宝认证中心给出以下四点改进措施，帮助企业改进流程、降本增效。
问题 采购流程缺乏计划性：企业项目中曾出现本该同步到达的设备，由于项目管理人员和采购人员沟通问题，导致不同厂家的货物到货时间相差一个多月的情况。先到的设备需要找仓库存放而产生仓储费用，企业还不得不为缩短未到设备的运输时间而支付额外的运输费用。除此之外，事件导致企业项目延期，给企业带来了较大的声誉影响。
原因分析 ①职责不清晰；②项目经理工作事项多、强度大，导致管理工作不细致。
解决措施 对项目经理的职责进行梳理，明确项目经理提供需求，采购人员负责采购计划安排和管理。
收益 减少由货物存储、转运带来的成本，降低应到货导致的项目延期风险。
问题 采购需求未能得到有效的识别与传递：2019年企业在广州某项目中，承诺给甲方所有设备自采购之日起原厂质保三年，但该要求未在企业与供方签订的采购合同中体现，部分设备供方承诺的质保期仅为一年，这给企业带来了严重的合同履约风险。
原因分析 由于该行业项目制特点，企业大量人员长期出差，依赖于纸质文件审批的管理要求往往无法落地。
解决措施 企业本身基本软件开发能力，对包括采购过程在内的质量管理过程系统化，实现远程协同办公和移动办公，提升管理及流程审批效率。
收益 减少信息传递成本和沟通风险，确保组织定义的各项管理制度和措施有效落地。
问题 采购人员行业经验和能力不足：采购管理人员对CCC名录范围、电信入网许可要求不了解。
原因分析 人员能力不足，缺乏行业知识积累。
解决措施 通过对组织采购管理员工开展技术培训、完善合同模板、总结合同管理的知识信息并在OA系统中予以固化。
收益 降低采购过程中因合同不完善和管理能力不足引发的风险。
问题 采购管理流程僵化：企业要求对全部合格供方每年都要开展一次供方评价，这一管理策略并不适用于该企业的行业现状和自身业务特点。由于每年都有新的供方加入，大量供方在一年内与企业无业务往来，导致年度供方评审过程流于形式。
原因分析 企业目前的采购管理程序和要求，不适应信息技术行业小微企业管理特点。
解决措施 企业通过将临时性采购（不连续性采购）和连续采购区分开，识别生产企业与代理商，使对供应商的管理更适合组织项目制的特点。
收益 帮助企业在采购管理要求中做减法，减少僵化的管理要求给企业带来的额外工作量，确保采购管理取得成效。
小微企业对于提升管理效果和降低管理人员投入有着较大诉求，赛宝认证中心团队结合企业有自主研发能力这一优势，兼顾了企业两大诉求，为企业制定改善采购管理过程的具体措施。认证只是手段，通过认证为企业带来增值，才是赛宝认证中心作为中国第三方认证服务开拓者的不变追求。